5 cách lọc dữ liệu trùng trong Excel bạn nên biết

5 cách lọc dữ liệu trùng trong Excel bạn nên biết

Lọc dữ liệu trùng trong Excel chắc chắn bạn phải sử dụng đến trong công việc của mình. Bài viết này sonnguyenaz.com sẽ hướng dẫn các bạn sử dụng các cách khác nhau để làm điều đó, hãy cùng theo dõi nhé.

Tô màu dữ liệu trùng trong Excel bằng Conditional Formatting

Ở đây bạn sẽ tìm ra các giá trị trùng lặp và tô màu lên nó, trong trường hợp không muốn xóa hàng loạt mà chỉ muốn kiểm tra xem có bị trùng hay không.

Khi xuất hiện dữ liệu bị trùng nó sẽ hiển thị màu nổi bật lên cho bạn biết

Cách làm như sau:

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu muốn đánh dấu trùng lặp dữ liệu, sau đó bạn vào tab Home tìm đến phần Conditional Formatting->Highlight Cell Rules->Duplicate Values

su-dung-conditional-formatting-de-tim-du-lieu-trung-lap-trong-excel

Bước 2: Hộp thoại hiện ra bạn có thể chọn tô màu theo các cách khác nhau trong lựa chọn values with

lua-chon-kieu-danh-dau-loc-trung-du-lieu-trong-excel-bang-conditional-formatting

Như vậy bạn đã thấy là những dữ liệu trùng đã được tô màu đánh dấu lên rồi đúng không.

Lưu ý: Bạn nên hạn chế sử dụng tính năng này bởi nếu file dữ liệu lớn và máy tính không đủ tài nguyên để làm việc thì sẽ dẫn đến file Excel của bạn đơ và chậm.

Lọc và xóa dữ liệu trùng trong Excel bằng Remove Duplicates

Tính năng Remove Duplicates trong Excel sẽ giúp bạn lọc và xóa dữ liệu trùng nhau.

Ở đây chức năng này sẽ tìm tất cả dữ liệu trong vùng chọn nếu phát hiện trùng nó sẽ xóa và chỉ giữ lại 1 giá trị còn lại duy nhất.

Bởi vậy khi sử dụng bạn nên cân nhắc nhé.

Cách làm như sau:

Bước 1: Bạn lựa chọn vùng cần lọc và xóa dữ liệu trùng nhau tại tab Data chọn Remove Duplicates

loc-du-lieu-trung-bang-remove-duplicates-trong-excel

Bước 2: Cửa sổ hộp thoại hiện ra sẽ có những lựa chọn sau

  • My data has headers: Bao gồm cả các tiêu đề
  • Select All: Chọn tất cả các cột
  • Unselect All: Bỏ chọn tất cả các cột
  • Ngoài ra bạn cũng có thể lựa chọn cột trong bảng Columns
lua-chon-xoa-trung-lap-bang-remove-duplicates-trong-excel

Bước 3: sau khi chọn các cột bạn nhấn OK và đợi 1 chút sẽ hiện ra thông báo là đã xóa bao nhiêu dữ liệu bị trùng nhé.

thong-bao-du-lieu-trung-da-duoc-xoa-khoi-bang-tinh

Sử dụng Advanced Filter

Chức năng Advanced Filter thì chắc chắn bạn sử dụng nhiều rồi đúng không nào, bởi vị trang tính nào cũng phải sử dụng nó để lọc dữ liệu.

Tính năng này mình thấy rất hay vì nó hide các giá trị trùng lặp đi chứ không xóa, bạn có thể copy các giá trị Unique sang vùng hoặc Sheets khác

Hôm nay chúng ta sẽ sử dụng nó để lọc dữ liệu trùng trong Excel bằng cách lấy nó ra một bảng khác.

Bước 1: Chọn cột cần lọc dữ liệu, trên Tab Data chọn Advanced

loc-du-lieu-trung-nhau-bang-advanced

Bước 2: Hộp thoại mở lên bạn có các lựa chọn sau đây

  • Filter the list, in-place: Bạn xử lý luôn trên vùng lọc đó
  • Copy to another location: Copy sang một vùng khác giữ nguyên vùng lọc ban đầu
  • List ranger: Vùng cần lọc trùng
  • Criteria range: Điều kiện để lọc
  • Unique records only: Phải chọn cái này thì mới lọc dữ liệu trùng được nhé
cac-lua-chon-advanced-filter

Sau đó bạn nhấn OK và kiểm tra kết quả nhé

Sử dụng công thức để lọc dữ liệu trùng trong Excel

Sử dụng hàm countif để đếm số lần xuất hiện

Bạn nào chưa biết cách sử dụng hàm count và countif thì đọc lại bài hướng dẫn mình đã viết trước đó rồi nhé.

Mình sẽ sử dụng hàm countif để đếm số lần xuất hiện của 1 giá trị, nếu số lần xuất hiện lớn hơn 1 thì có nghĩa là dữ liệu đó trùng lặp rồi đúng không nào

Công thức sử dụng như sau: =COUNTIF($B$3:$B$167,B3)

dem-so-lan-xuat-hien-cua-gia-tri-bang-ham-countif-trong-excel

Như kết quả trên ta có được những kết quả nào lớn hơn 1 thì chứng tỏ là bị trùng đúng không nào

Bây giờ ta sẽ cho hiển thị kết quả trùng và không trùng ra bằng cách kết hợp với hàm if: =IF(COUNTIF($B$3:$B$167,B3)>1,”Trùng”,”Không trùng”)

Kết quả là:

dem-so-lan-xuat-hien-cua-gia-tri-bang-ham-countif-trong-excel-buoc-2

Bây giờ thì dễ rồi, chúng ta sẽ sử dụng bộ lọc trong Excel để lọc ra các giá trị bị trùng là xong nhé.

Sử dụng hàm Vlookup để kiểm tra giá trị có tồn tại hay không

Ví dụ ta muốn kiểm tra xem danh sách bên bảng này có giá trị nào trùng lặp với bảng kia hay không.

Bạn có thể tìm hiểu về hàm Vlookup qua bài viết: Hướng dẫn cách sử dụng hàm Vlookup trong Excel

Công thức như sau: =VLOOKUP(F4,$B$3:$B$21,1,0)

Như vậy kết quả trả về lỗi #N/A nghĩa là giá trị này không tồn tại ở bảng tìm kiếm

su-dung-ham-vlookup-de-kiem-tra-du-lieu-trung-giua-hai-bang

Tiếp theo để hiển trị ra kết quả “Trùng” hoặc “Không trùng” ta sẽ kết hợp với lệnh:

=IF(ISNA(VLOOKUP(F4,$B$3:$B$21,1,0)),”Không trùng”,”Trùng”)

Kết quả thu được:

su-dung-ham-vlookup-de-kiem-tra-du-lieu-trung-giua-hai-bang-buoc-2

Lời kết

Như vậy mình đã chỉ ra 5 cách để lọc dữ liệu trùng trong Excel, mỗi cách có một số ưu và nhược điểm riêng nên tùy vào từng trường hợp mà ta sử dụng cho hợp lý.

Chúc các bạn thành công.

Bài viết cùng chuyên mục:

Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết này.

Rate this post

sonnguyen

Là một nhân viên IT thích chia sẻ những gì mình biết đến tất cả mọi người. Hi vọng được mọi người ủng hộ, nếu có gì sai sót mong các bạn comment xuống dưới để mình khắc phục. Cảm ơn mọi người!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *