Chỉ bạn cách giảm dung lượng file Excel hiệu quả

Chỉ bạn cách giảm dung lượng file Excel hiệu  quả

Giảm dung lượng file Excel thì dựa vào nhiều yếu tố khác nhau, các file có chứa nhiều dữ liệu nếu bạn không biết cách tối giản nó đi thì càng ngày càng nặng và khi mở thì lag và đơ luôn phần mềm.

Bài viết này sonnguyenaz.com sẽ chỉ ra một số nguyên nhân chính và cách để giảm thiểu tối đa file Excel bị nặng nhé.

Nguyên nhân gây ra tình trạng file Excel quá nặng

Các bạn hãy xem các nguyên nhân dưới đây để tìm phương án giải quyết, nhất là File Excel của bạn được sử dụng qua rất nhiều năm và liên tục.

  • Gộp tất cả dữ liệu vào một file hoặc 1 Sheets
  • Sử dụng hình ảnh chất lượng cao trong file
  • Link tới nhiều nơi ngoài file Excel
  • Chèn quá nhiều hiệu ứng, màu sắc, định dạng
  • Tạo quá nhiều ô trống không có dữ liệu
  • Máy tính của bạn bị nhiễm virut

Các cách để giảm dung lượng file Excel

Xóa bớt các dòng trống trong file Excel

Như ở bài viết Hướng dẫn cách xóa dòng trống trong Google Sheet và Excel mình cũng đã đề cập tới vấn đề này rồi.

Nếu ít thì không nói, nhưng bạn thử nghĩ có đến cả hàng chục, trăm nghìn ô trống thì file Excel của bạn sẽ trở nên rất nặng và không thể mở lên được hoặc rất chậm.

Vậy các bạn nên tìm kiếm và xóa nó đi nhé, file của bạn sẽ giảm dung lượng đi đáng kể đó.

Xóa bỏ định dạng file không cần thiết

Nhất là khi bạn lọc trùng trong Excel, nếu lọc xong rồi các bạn nên tắt nó đi bằng cách Clear Rule, các bạn có thể tham khảo tại bài viết: 5 cách lọc dữ liệu trùng trong Excel bạn nên biết

Để xóa bỏ các định dạng trong 1 vùng được chọn trong Excel bạn vào tab Home->Editting chọn Clear lúc này bạn chọn Clear Format để xóa tất cả định dạng của vùng đó.

xoa-dinh-danh-trong-file-excel

Kiểm tra xem dung lượng file Excel có giảm bớt đi không nhé.

Tối ưu lại công thức

Có thể do cách sử dụng công thức của bạn có vấn đề, hãy tìm hiểu nó và chỉnh sửa thay thế bằng các công thức khác xem có cải thiện được tình hình không.

Bạn sinh ra rất nhiều cột phụ để giải quyết bài toán trong Excel mà cái này cũng dẫn đến nguyên nhân dữ liệu bị dư thừa, có thể tìm công thức khác để không phải phát sinh cột phụ nhé.

Ví dụ như bạn không nên sử dụng hàm Sumproduct trong trường hợp nhiều dữ liệu mà thay vào đó bạn sẽ sử dụng hàm Sumifs, Countifs.

Hạn chế sử dụng công thức mảng, vì nếu sử dụng thì việc Excel sẽ bị xử lý chậm đi và khả năng cao sẽ gây nặng file hơn.

Tối ưu lại hình ảnh

Như bạn đã biết thì file hình ảnh và video luôn là những file gây tốn nhiều dung lượng nhất, khi bạn chèn nó vào file Excel quá nhiều thì việc dung lượng tăng lên là điều hiển nhiên.

Vậy cách khắc phục ở đây là, bạn nên sử dụng hình ảnh hợp lý nếu dung lượng cao quá thì bạn nên giảm kích thước và chất lượng xuống.

Trong Excel bạn cũng có thể giảm dung lượng file ảnh xuống tối đa, làm sao đủ để nhìn rõ hình ảnh thôi là được.

Bước 1: bạn nhấp đúp chuột trái vào hình ảnh muốn giảm dung lượng, mặc đinh Excel sẽ chuyển bạn đến tab Format lúc này bạn nhấn vào Compress Pictures

compress-pictures-excel

Bước 2: Cửa sổ Compress Pictures hiện ra bạn có thể chọn mục Compression options, nếu mục Apply only to this picture được tích chọn thì chỉ áp dụng trên hình ảnh đã chọn, nếu bỏ chọn thì là áp dụng cho toàn bộ ảnh trong Sheet luôn.

resolution-compress-pictures-excel

Sau đó bạn nhấn OK chắc chắn file Excel của bạn sẽ giảm xuống rất rất nhiều dung lượng bằng cách này.

Nén file để giảm dụng lượng khi gửi đi

Khi gửi file Excel cho người khác, đối với file nặng thì bạn nên nén lại rồi hãy gửi nhé, điều này cũng giúp file của bạn được giảm dung lượng đi nhiều.

Bạn nên cài đặt phần mềm nén và giải nén file bằng Winrar để làm việc này nhé.

Xóa bộ lọc dữ liệu

Bạn nên để bộ lọc dữ liệu ở những ô cần thiết chứ không nên kích chọn cả 1 hàng xong bấm tạo Filter.

Điều này dẫn đến việc bộ lọc được tạo ra nhiều dư thừa không cần thiết làm ra nguyên nhân gây nặng file.

Lúc này bạn chỉ cần chọn những cột có dữ liệu để tạo bộ lọc, thì chắc chắn file Excel sẽ giảm bớt dung lượng.

Lưu file định dạng cũ xls

Nếu như bạn lưu file Excel dưới định dạng xls của những bản dành cho Microsoft office 2003 thì có thể khả năng cao sẽ nặng hơn.

Vì đây là phiên bản lưu cũ, nhưng vẫn còn được hỗ trợ bởi từ Microsoft office 2010 trở đi đã có thêm định dạng mới và được sử xụng rộng rãi hiện nay là xlsx.

Để kiểm tra bạn chỉ cần mở ẩn hiện đuôi file lên xem đang lưu trữ là định dạng gì thôi nhé.

Sau đó bạn lưu lại file bằng cách vào File nhấn Save As chọn ở mục Save as type là Excel Workbook(*xlsx).

luu-file-excel-dinh-dang-xlsx

File bị nhiễm virut

Có thể công thức và mọi thử trong file Excel của bạn là hoàn hảo, nhưng vẫn nhiều dung lượng thì nguyên nhân dẫn đến việc này là file của bạn đã bị nhiễm virut.

Nếu như kiểm tra file Excel bạn thấy dung lượng tăng bất thường có khi lên đến hàng trăm MB hoặc cả GB thì chắc chắn bị nhiễm virut.

Bạn cần mở file lên kiểm tra xem, nhất là virut mã hóa và tự chèn mã độc vào file thì bạn nên cẩn thận tốt nhất là tắt máy và tìm đến người có chuyên môn để kiểm tra và xử lý.

Bạn nên cài các chương trình diệt vi rút miễn phí hoặc có bản quyền càng tốt để hạn chế tối đa việc này. Thường xuyên backup các file quan trọng và up lên các nơi lưu trữ an toàn như Google Driver, One Driver

Sử dụng phần mềm giảm dung lượng file Excel online

Các trang web online hiện nay cũng đã có hỗ trợ công cụ nén file xlsx bạn có thể sử dụng để giảm dung lượng file xuống.

Mình thường sử dụng công cụ online của trang: aspose bạn chỉ việc truy cập và tải file lên

Chọn độ nén là thấp, trung bình, cao tùy nhé, sau khi xử lý xong thì bạn sẽ tải file đã được nén về bạn kiểm tra xem dung lượng có giảm xuống hay không.

Lời kết

Như vậy, qua các nguyên nhân và cách xử lý trên thì bạn có thể kiểm tra và giảm dung lượng file Excel của mình nhé.

Vì mỗi file có một số lỗi riêng nên mình không thể chỉ ra cách nào cho tối ưu được, nhưng hay gặp phải nhất đó là các file có chứa hình ảnh và hiệu ứng.

Chúc các bạn thành công!

Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết này của sonnguyenaz.com

Rate this post

sonnguyen

Là một nhân viên IT thích chia sẻ những gì mình biết đến tất cả mọi người. Hi vọng được mọi người ủng hộ, nếu có gì sai sót mong các bạn comment xuống dưới để mình khắc phục. Cảm ơn mọi người!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *